- Исправления в трудовой книжке: как не нарушить закон
- Типичные ошибки
- Изменения и исправления в трудовой: как правильно делать
- Образец исправления в трудовой книжке 2023 г.
- Ошибки на титульном листе
- Как исправить ошибку в личных данных
- Как исправить ошибку в сведениях об образовании и специальности
- Ошибки в сведениях о работе или награждении
- Если указали не ту организацию
- Если поставили штамп не с тем наименованием организации
- Если ошибка в записи об увольнении
- Несколько ошибок в трудовой книжке
- Софья или София
- Исправленному верить
- Найти и доказать
Исправления в трудовой книжке: как не нарушить закон
Поскольку трудовая книжка — это главный документ работника, подтверждающий его стаж и характер выполняемой работы, неточности в нем недопустимы. Важно исправить запись в трудовой книжке так, чтобы не допустить новых ошибок.
Форма книжки и Порядок их ведения и хранения утверждены приказом Минтруда РФ № 320н от 19.05.2021. Это нормативный акт, который является основополагающим, и его текст необходимо держать под рукой каждому кадровику. В нем дана вся необходимая информация, как корректно заполнить и каким образом вносить изменения.
Типичные ошибки
Обычно ошибочные сведения появляются по объективным причинам (смена фамилии в связи с заключением брака, восстановление сотрудника по решению суда) или из-за невнимательности специалиста, который заполняет документ. Чаще всего случаются следующие неточности:
- неверное указание имени, отчества и фамилии трудящегося на титульном листе;
- неправильные даты принятия на работу, перевода на новую должность, увольнения;
- неточное название должности;
- пропуск букв, грамматические ошибки.
Поскольку даже один неверный символ иногда становится причиной спора, когда работник пойдет оформлять пенсию, кадровикам следует относиться к неточностям предельно внимательно. Всегда следует сверяться с иными документами сотрудника — паспортом, свидетельством о рождении, о браке, дипломом об образовании. А если неточность все-таки закралась, то ее необходимо корректно исправить.
Изменения и исправления в трудовой: как правильно делать
В соответствии с разделами II и III Порядка, утв. приказом Минтруда РФ № 320н, работодатель вправе внести исправления в:
- фамилию, имя, отчество;
- дату рождения;
- сведения об образовании;
- наименование профессии или специальности сотрудника;
- информацию о награждениях.
Главное правило кадровика при исправлении ошибочно внесенных данных в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» — никаких зачеркиваний (п. 12 Порядка, утв. приказом № 320н). Это допустимо только при исправлении неверной информации на титульном листе (п. 7 Порядка, утв. приказом № 320н).
В остальных случаях исправления вносятся путем признания определенной информации неточной и внесения правильной. Для этого в следующей после неточности графе необходимо указать порядковый номер, текущую дату и написать, какая информация не соответствует действительности и на какую ее надо заменить. В соседней колонке указать, на основании какого приказа или документа вносится исправление. Новые данные необходимо заверить подписью ответственного лица и, при наличии, печатью организации или кадровой службы.
ВАЖНО!
Обратите внимание: такие правила актуальны для исправления информации не только в трудовых, но и во вкладышах к ним (п. 32 Порядка, утв. приказом № 320н).
Образец исправления в трудовой книжке 2023 г.
Ошибки на титульном листе
Титульный лист содержит личные данные, информацию об образовании, квалификации и специальности работника. Ошибки в этой части трудовой могут доставить много хлопот сотруднику. Например, если ФИО или дата рождения не совпадают с паспортными данными, ПФР сделает вывод, что трудовая книжка не принадлежит этому человеку, и ему не смогут начислить пенсию.
Если кадровый специалист заполняет титульный лист новой трудовой книжки сотрудника и ошибся в записи, то может ничего не исправлять, а уничтожить бланк с помощью измельчительной машины и выдать другой. Если в трудовой уже есть другие записи, то ошибку нужно исправить.
Как исправить ошибку в личных данных
Исправить личные данные сотрудника бывает нужно по разным причинам. Например, сотрудник сменил фамилию или имя, кадровый работник по ошибке пропустил букву в ФИО или вместо «ё» написал «е».
Неправильные личные данные на титульном листе зачеркивают одной чертой, верные записывают в той же строке. Если в ней не осталось места, то исправленный вариант вписывают сверху (п.8, гл.2, Приложение № 2, Приказа Минтруда РФ № 320н).
На внутренней стороне обложки трудовой книжки указывают название и реквизиты документа, на основании которого вносили изменения. Например, это может быть паспорт, свидетельство о рождении, регистрации или расторжении брака и др. Помимо этого нужно указать ведомство, которое его выдало. Запись должен заверить работодатель или уполномоченное лицо подписью и печатью, если она есть у организации (п.7, гл.2, Приложение № 2, Приказа Минтруда РФ № 320н).
До 2021 года отсутствие печати на титульном листе трудовой книжки также считалось ошибкой. В Приказе № 320н Минтруд пояснил, что ее нужно ставить, только если у работодателя она есть. Поэтому, если печати нет, лучше отметить это на титульном листе записью «б/п».
Как исправить ошибку в сведениях об образовании и специальности
Зачеркивать неправильные данные в сведениях об образовании и специальности нельзя. Чтобы их исправить, достаточно вписать верную информацию в свободной строке. А если все графы заполнены, то правильные данные нужно указать через запятую (п.8, гл.2, Приложение № 2, Приказа Минтруда РФ № 320н).
Процедура исправления записи в трудовой книжке начинается с направления работодателем письменного заявления о необходимости исправления соответствующей записи. Заявление должно содержать информацию о допущенной ошибке и предложение о ее исправлении. Вместе с заявлением работодатель должен приложить документы, подтверждающие допущенную ошибку (например, копию трудового договора, приказа о приеме на работу и др.).
После получения заявления с прилагаемыми документами работодатель обязан проверить достоверность предоставленных данных и выполнить исправление записи в трудовой книжке. Исправление должно быть сделано путем указания исправленной информации на страничке, где находится ошибка, с указанием даты и причины исправления.
После исправления записи работодатель обязан уведомить работника о внесенных изменениях в трудовую книжку. Работник имеет право ознакомиться с исправленной записью и в случае несогласия в письменном виде обратиться к работодателю с просьбой пересмотреть внесенные исправления.
В случае если работодатель отказывается исправлять запись в трудовой книжке по причинам, не связанным с отсутствием подтверждающих документов или недостоверностью предоставленной информации, работник имеет право обратиться в трудовую инспекцию с жалобой на действия работодателя. Трудовая инспекция обязана проверить законность отказа в исправлении записи и принять соответствующие меры по восстановлению нарушенных прав работника.
Важно отметить, что исправление записи в трудовой книжке не может быть произведено без согласия работника, если исправление касается его персональных данных или условий трудового договора. В случае возникновения спора между работником и работодателем относительно необходимости исправления записи, решение принимается в судебном порядке.
Помимо официальной процедуры исправления записи в трудовой книжке, работодатель также обязан вести личное дело работника, в котором должны содержаться все сведения о его трудовой деятельности. Личное дело работника является дополнительным источником информации о трудовой деятельности и может быть использовано при необходимости подтверждения данных, содержащихся в трудовой книжке.
Таким образом, исправление записи в трудовой книжке - это важная процедура, которая требует соблюдения определенных правил и процедур. В случае возникновения ошибки в трудовой книжке работодатель обязан немедленно приступить к ее исправлению с учетом всех законодательных требований и прав работника. В случае отказа работодателя в исправлении записи работник имеет право обратиться в трудовую инспекцию или судебные органы для защиты своих трудовых прав.
Ошибки в сведениях о работе или награждении
Зачеркивать данные в этом разделе тоже нельзя. В противном случае, трудовую признают недействительной и придется оформлять дубликат. Поэтому исправления в этой части нужно делать с помощью записей (п.12, гл. 3, Приложение № 2, Приказа Минтруда РФ № 320н).
Реклама 16+. АО «ПФ «СКБ Контур». Реквизиты ОГРН 1026605606620. 620144, Екатеринбург, ул. Народной Воли, 19А.
Если указали не ту организацию
Наименование организации в трудовой книжке вписывают без нумерации. Поэтому исправить ошибку можно в таком порядке:
- В графе 1 поставить порядковый номер.
- В графе 2 вписать дату внесения записи.
- В графе 3 написать, что в наименовании организации допустили ошибку. Ниже строке написать верное наименование организации.
Если поставили штамп не с тем наименованием организации
При исправлении этой ошибки нужно руководствоваться общими правилами: признать запись-штамп недействительной и внести верную. А именно:
- В графе 1 поставить порядковый номер.
- В графе 2 вписать дату внесения записи.
- В графе 3 написать «оттиск штампа с (название организации) считать недействительным».
- Ниже поставить правильный штамп с наименованием предприятия.
Если ошибка в записи об увольнении
Самые распространенные ошибки при внесении записи об увольнении — неверная дата или реквизиты приказа. Чтобы их исправить, нужно выполнить несколько действий:
- В графе 1 поставить порядковый номер.
- В графе 2 вписать дату внесения записи.
- В графе 3 указать: «Запись за номером Х недействительна. Трудовой договор расторгнут (указывается пункт и статья в соответствии с Трудовым Кодексом)» или «Запись за номером Х недействительна, восстановлен на прежней работе».
- В графе 4 внести номер приказа, на основании которого делают исправляющую запись в трудовую книжку.
Реклама 16+. АО «ПФ «СКБ Контур». Реквизиты ОГРН 1026605606620. 620144, Екатеринбург, ул. Народной Воли, 19А.
В этом же порядке признают недействительными некорректные записи о приеме или переводе.
Несколько ошибок в трудовой книжке
Если в трудовой книжке сразу несколько ошибок, то нужно исправить каждую из них. Если они идут подряд, исправить их можно одной записью. Например, «Записи за номером 1, 2, 3 недействительны. Принят 10.03.2022 на должность столяра».
Софья или София
Первые неточности могут встретиться уже на титульном листе. Сложная фамилия, национальное имя или возможность вариативного написания ― допустить ошибку несложно. Будьте предельно внимательны, не ленитесь сверять трудовую с другими документами сотрудника. Различие даже в одной букве может стать поводом для оспаривания стажа в Пенсионном фонде.
Если вы сами ошиблись при первичном оформлении трудовой книжки, берете новый бланк и заполняете заново. Испорченный бланк списывается в присутствии работника с обязательным составлением акта.
А как быть, если неверная запись внесена давно, одним из предыдущих работодателей? Ни Правила, ни Инструкция эту ситуацию, увы, никак не регламентируют. Отчасти в решении вопроса можно опираться на Постановление Правительства РФ от 24.07.2002 № 555 «Об утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий» и Правила подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 06.02.2007 № 91.
В этих документах прописано, что принадлежность документа конкретному человеку «устанавливается на основании свидетельства о браке, свидетельства о перемене имени, справок компетентных органов (должностных лиц) иностранных государств или в судебном порядке». Технически это выглядит так, как если бы мы вписывали сотруднице новую, полученную в браке, фамилию: ошибочную запись аккуратно зачеркиваем, верную вносим рядом. Документ, на основании которого вы исправляете данные, обязательно должен быть указан на внутренней стороне обложки, заверен печатью и подписью ответственного лица.
Контур-Персонал ведет учет любых видов стажей и мгновенно рассчитывает стаж сотрудника на любую дату.
Реклама 16+. АО «ПФ «СКБ Контур». Реквизиты ОГРН 1026605606620. 620144, Екатеринбург, ул. Народной Воли, 19А.
Исправленному верить
В разделе «Сведения о работе» кадровики традиционно допускают ошибки в датах, наименовании должности, названии предприятия. Общий алгоритм исправления неправильных записей выглядит так:
- в графе 1 ставим следующий порядковый номер;
- в графе 2 ― текущую дату;
- в графе 3 пишем: «Запись № __ недействительна. Принят на должность… / Уволен по статье…»;
- в графе 4 снова вписываем дату, затем номер документа, на основании которого и вносится информация в трудовую книжку.
Особого внимания требует ситуация, когда ошибка сделана давно, человек уже успел уволиться и был принят на новое место. Порядок действий остается прежним, корректирующая запись вносится под следующим порядковым номером и с текущей датой.
А вот подтверждающий документ нужно получить у предыдущего работодателя: либо работник самостоятельно запрашивает нужную информацию, либо вы отправляете официальный запрос.
Ответом может быть копия приказа о приеме на работу / увольнении / переводе на другую должность, а также справки и выписки из личного дела и пр. – об этом мы подробно писали в статье «Дубликат трудовой книжки: разложим по полочкам». Помните, исправления можно вносить на основании официальных документов, а свидетельские показания учитываются, только если об этом есть судебное решение.
Найти и доказать
Если предприятие, где допустили ошибку, реорганизовано, ищите правопреемника и именно ему направляйте все запросы. Может быть и так, что обратиться к предыдущему работодателю невозможно − предприятие ликвидировано.
«Если ошибку в трудовой допустили в компании, которая уже не существует, сотрудник на новом месте должен написать заявление с просьбой внести изменения. К нему должна быть приложена выписка из ЕГРЮЛ ― ее можно получить в налоговой по месту учета прежнего работодателя, а также все имеющиеся документы, которые могут подтвердить ошибочность записи. Если таковых нет, сделайте запрос в Госархив. Согласно Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 личные дела сотрудников ликвидированных организаций хранятся в течение 75 лет. Собранные материалы станут основанием для внесения изменений», ― разъясняет ситуацию руководитель проектов по управлению персоналом компании СКБ Контур Ирина Савельева.
Как видим, исправить даже одну букву может быть очень непросто. Поэтому отнеситесь предельно внимательно к заполнению трудовой. А кроме того, принимая человека на работу, дайте ему проверить его документ. Быть может, это избавит вас и вашего нового сотрудника от множества лишних хлопот.
- Дубликат трудовой книжки: разложим по полочкам
- Шаг за шагом: прием сотрудника на работу
- Трудовой договор. Инструкция по применению
- Семь раз проверь, или Ответственность принимающей стороны
Я представляю интересы своего клиента, который обратился ко мне с проблемой исправления записи в его трудовой книжке. Он утверждает, что в его трудовой книжке содержится некорректная информация, которая может негативно сказаться на его карьере и возможностях для трудоустройства. В связи с этим, мне необходимо разобраться в деталях его истории и выработать стратегию для исправления данной ситуации.
История 1: Клиент моего клиента, назовем его Иван, работал на предприятии несколько лет. В течение этого времени он аккуратно и добросовестно выполнял свои обязанности. Однако, когда он решил сменить работу и предоставил свою трудовую книжку новому работодателю, тот обнаружил неточность в записи о дате начала работы.
По факту, Иван начал работать на предприятии на две недели раньше, чем указано в его трудовой книжке. Эта неточность создает проблему, так как новый работодатель требует подтверждения опыта работы за последние пять лет, и эта неделя может существенно повлиять на его шансы на получение новой работы.
Я провел тщательное исследование и нашел документы, подтверждающие, что Иван действительно начал работать на предприятии раньше указанной даты. Я представил эту информацию в форме официального запроса к предыдущему работодателю, требуя исправить запись в трудовой книжке Ивана. Предоставив все необходимые доказательства, мы убедительно объяснили, что неправильная дата является простой ошибкой, которую можно исправить.
История 2: Мой следующий клиент, Анна, столкнулась с другой проблемой в своей трудовой книжке. Она работала на нескольких разных предприятиях, и в одной из записей указано неправильное место работы. Это может привести к недопониманию и создать трудности при проверке ее трудового стажа и квалификации.
Анна пыталась самостоятельно исправить эту ошибку, обратившись в отдел кадров предыдущего работодателя, но ее просьба была проигнорирована. В такой ситуации, она обратилась ко мне за помощью.
Я провел исследование и собрал документы, подтверждающие, что Анна действительно работала на указанном предприятии и что ошибочная запись является простой опечаткой. Затем, я представил эти документы вместе с официальным запросом на исправление записи в трудовой книжке Анны.
После нашего вмешательства, предыдущий работодатель был вынужден признать свою ошибку и исправить запись в трудовой книжке Анны. Это позволило ей сохранить свою репутацию и обеспечило правильное отображение ее трудового стажа при последующем трудоустройстве.
В обоих случаях, благодаря нашему решительному действию и тщательному исследованию, мы смогли помочь нашим клиентам исправить неточности в их трудовых книжках. Это позволило им продолжить свою карьеру без препятствий и обеспечило им правовую защиту в рабочей сфере.