- Как оформить исполнение обязанностей работника в период его отпуска?
- Способы замещения отсутствующего работника
- Как возложить обязанности секретаря на другого работника?
- Для поручения дополнительной работы следует оформить:
- Как оформить дополнительное соглашение к трудовому договору?
- Узнать больше:
- Как оформить дополнительную работу
- ЗАЧЕМ ДОКУМЕНТАЛЬНО ОФОРМЛЯТЬ ПОРУЧЕНИЕ ДОПОЛНИТЕЛЬНОЙ РАБОТЫ?
- ВАРИАНТЫ ОФОРМЛЕНИЯ ДОПОЛНИТЕЛЬНОЙ РАБОТЫ
- Изменения в должностной инструкции
- Совмещение, увеличение объема работ, исполнение обязанностей отсутствующего работника
- Что говорит трудовое законодательство?
- Возложение обязанности на работника по выполнению дополнительной работы
- Подводим итоги
Как оформить исполнение обязанностей работника в период его отпуска?
При заключении трудового договора определяется круг обязанностей каждого работника. Если он не может их выполнять, нарушается нормальный ход работы организации. В статье расскажем, как грамотно оформить возложение обязанностей директора и секретаря на период их отпуска, какую роль играет приказ о передаче полномочий и доверенность.
Способы замещения отсутствующего работника
Трудовой кодекс Российской Федерации (далее – ТК РФ) предусматривает четыре способа оформления замещения отсутствующего работника. Их различия мы упорядочили в Таблице 1.
Если в отпуск уходят директор или секретарь, чаще всего оформляют совмещение должностей. Этот вариант имеет неоспоримые преимущества:
- обязанности выполняет «свой» человек, знающий специфику работы;
- проще оформить документы;
- работа по замещаемой должности выполняется в привычное рабочее время;
- работник не освобождается от выполнения обязанностей по прежней должности, ход работы организации не останавливается.
Как возложить обязанности секретаря на другого работника?
Рассмотрим ситуацию, когда секретарь уходит в отпуск, а его обязанности поручают другому работнику в соответствии со ст. 60.2 ТК РФ.
Для поручения дополнительной работы следует оформить:
- дополнительное соглашение к трудовому договору;
- приказ о совмещении должностей;
- доступ к персональным данным (конфиденциальной информации (при необходимости)), если работник, который будет замещать секретаря, еще не имеет права на доступ;
- доверенность на получение документов (например, писем на почте), которые раньше имел право получать только секретарь.
Как оформить дополнительное соглашение к трудовому договору?
ТК РФ не содержит прямого требования обязательно оформлять соглашение к трудовому договору при поручении работнику дополнительной работы. В статье 60.2 ТК РФ говорится только о письменном согласии работника.
Статья 151 ТК РФ, которая регулирует оплату за дополнительную работу, также не содержит требования оформлять соглашение именно в письменном виде.
Получается, что соглашение к трудовому договору о совмещении должностей может отсутствовать, ведь договориться о размере доплаты стороны могут устно, а свое согласие выполнять определенный объем работы работник может выразить на предложении дополнительной работы или путем оформления отдельного документа. То есть какой-то документ все же оформить надо. Однако на практике предпочтение отдают дополнительному соглашению к трудовому договору (Пример 1). Этот документ закрывает все вопросы и больше отвечает интересам работника, поскольку опыт работы по другой должности не отражается в его трудовой книжке (и соответственно, в сведениях о трудовой деятельности), а для человека важно показать свою компетентность и опыт работы в другой сфере.
Дополнительное соглашение к трудовому договору – это как раз тот документ, который остается у работника и подтверждает срок выполнения и объем работы по другой должности. В соглашении к трудовому договору надо указать:
- содержание дополнительной работы (перечислить конкретные обязанности, которые будет выполнять работник);
- срок, на который поручено выполнять дополнительную работу;
- размер доплаты за совмещение должностей.
Доплату можно установить разными способами (Таблица 2). Работодатель вправе выбрать любой вариант. Если кроме оклада заработная плата работника включает премии, компенсационные и стимулирующие выплаты, в соглашении лучше указать, начисляются ли они на доплату за работу по совмещению должностей. А вот районный коэффициент и процентная надбавка за работу в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях начисляются обязательно [1].
Доплата должна соответствовать объему и содержанию дополнительной работы. В дополнительном соглашении к трудовому договору о совмещении должностей (Пример 1) работнику поручили примерно половину обязанностей, которые зафиксированы в должностной инструкции секретаря, поэтому и доплата составляет не полный оклад.
Законодательство не ограничивает размер доплаты. Если работник будет успевать выполнять обязанности по совмещаемой должности в полном объеме (что в реальности трудновыполнимо, поскольку надо еще делать и свою обычную работу), можно установить доплату даже в размере 100 %.
[1] См. Письмо Роструда от 19.02.2021 № ПГ/01549-6-1.
А.Н. Славинская,
специалист по кадрам
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 4, 2021.
Узнать больше:
- Как составить текст приказа по основной деятельности
- Ликбез для секретаря: если документацию по охране труда поручили вести вам
- Особенности подготовки графика отпусков
Ответственность за возложение обязанностей без согласия работника несет работодатель и он обязан возместить работнику все расходы, связанные с выполнением таких работ. В случае если работник причинил ущерб в результате выполнения возложенных обязанностей, работодатель несет ответственность за возмещение ущерба.
При возложении на работника новых обязанностей работодатель должен учитывать следующие аспекты:
- Законодательные обязательства по согласованию изменений в трудовом договоре.
- Не превышение возложенной ответственности за рамки законов Российской Федерации.
- Защита интересов работника и обеспечение его безопасности при выполнении новых обязанностей.
- Соблюдение коллективных договоров и соглашений, регулирующих процедуру возложения обязанностей.
- Согласование вознаграждения за выполнение новых обязанностей.
При возложении обязанностей без согласия работника работодатель должен уделить особое внимание оформлению документов, подтверждающих изменения в рамках трудового отношения. Письменное уведомление работника о возложении новых обязанностей и условиях их выполнения должно быть подписано обеими сторонами и прилагаться к трудовому договору.
В случае возможного конфликта между работодателем и работником по поводу возложения обязанностей без согласия, спор может быть разрешен путем обращения в суд. Суд будет рассматривать доказательства обеих сторон и принимать решение в соответствии с действующим законодательством.
Важно отметить, что работник имеет право отказаться от выполнения новых обязанностей, если они не указаны в трудовом договоре или приведут к нарушению его трудовых прав. В случае отказа работника от выполнения возложенных обязанностей работодатель не вправе применять к нему дисциплинарные взыскания или увольнение.
Таким образом, возложение обязанностей на работника без его согласия может быть осуществлено только в соответствии с законодательством и при условии согласования изменений в трудовом договоре. Работодатель обязан обеспечить выполнение новых обязанностей без ущерба для прав и интересов работника. В случае возникновения споров по данному вопросу, следует обращаться за помощью к юристам или обратиться в суд для защиты своих прав и интересов.
Как оформить дополнительную работу
Каждый работодатель может столкнуться с ситуацией, когда сотрудник в течение длительного срока не имеет возможности ходить на работу, но за ним сохраняется рабочее место и должность. Причиной тому может быть отпуск, длительная нетрудоспособность и другие обстоятельства. Для выполнения работы такого сотрудника можно принять в штат нового человека по срочному трудовому договору, либо оформить временный перевод другого работника, либо распределить обязанности отсутствующего среди членов трудового коллектива. Нередко наиболее удобным для работодателя оказывается третий вариант. Ведь и обучать нового работника не потребуется, кроме того, всегда найдутся сотрудники, которым не помешает дополнительный доход. Реализация такого варианта требует проведения определенных кадровых процедур.
ЗАЧЕМ ДОКУМЕНТАЛЬНО ОФОРМЛЯТЬ ПОРУЧЕНИЕ ДОПОЛНИТЕЛЬНОЙ РАБОТЫ?
Нередко дополнительная работа поручается устно, а сотрудник соглашается ее выполнять, не требуя ни оформления, ни доплаты. Такую безропотность можно объяснить страхом испортить отношения с руководством, а также желанием работника освоить новые навыки, накопить опыт для будущего продвижения в карьере.
В обоих случаях работники не требовали денежной компенсации и официального оформления дополнительной работы, добровольно согласились ее выполнять, поскольку у них в этом деле были личные интересы.
Но так бывает далеко не всегда. Кроме того, в подобных ситуациях работодатель рискует тем, что если сотрудник, выполняя дополнительную работу, допустит ошибку, повлекшую неприятные последствия для организации, его будет невозможно привлечь к ответственности. Ведь поскольку работа не оформлена документально, то ее как будто и нет[1].
Также есть вероятность того, что работник, передумав, обжалует в суде или проверяющих органах требование работодателя выполнять дополнительную работу. Ведь ст. 60 Трудового кодекса РФ прямо запрещает работодателю требовать от подчиненных выполнения работы, не обусловленной трудовым договором. Если сотрудник докажет, что его принуждали к выполнению такой работы, то инспекция труда может привлечь работодателя к ответственности по ч. 1 ст. 5.27 Кодекса об административных нарушениях РФ, которая предусматривает наложение штрафа на юридическое лицо от 30 до 50 тыс. руб., на руководителя – от 1 до 5 тыс. руб.
Любой работодатель заинтересован в том, чтобы работа была выполнена качественно при отсутствии правовых рисков. Для этого ему необходимо правильно оформить документы о поручении сотруднику дополнительной работы.
ВАРИАНТЫ ОФОРМЛЕНИЯ ДОПОЛНИТЕЛЬНОЙ РАБОТЫ
Изменения в должностной инструкции
Если дополнительная работа не меняет трудовую функцию работника или будет осуществляться в той же должности, можно просто дополнить должностные обязанности сотрудника пунктом о выполнении такой работы. На практике должностные обязанности закрепляются в должностной инструкции либо в тексте трудового договора (или в приложении к нему)[2].
Если должностные обязанности закреплены в тексте трудового договора, то любое изменение и дополнение в них, как в неотъемлемую часть трудового договора, вносятся путем подписания дополнительного соглашения (ст. 72 ТК РФ). При несогласии работника на изменение должностных обязанностей, изложенных в трудовом договоре, работодатель может воспользоваться инструментарием, который предоставляет ему ст. 74 ТК РФ. При строгом соблюдении процедуры, установленной в данной статье, работник в случае несогласия на выполнение дополнительных обязанностей может быть уволен по ч. 7 ст. 77 ТК РФ.
Если должностная инструкция оформлена отдельным документом, она является локальным нормативным актом, а способы ее изменения зависят от характера новшеств. Если поправки в должностной инструкции не влекут изменения трудовой функции, а лишь уточняют ее, то письменного согласия работника на данную процедуру не требуется. В таком случае работодателю нужно подготовить новую редакцию должностной инструкции, утвердить ее и ввести в действие. Также можно закрепить изменения в должностной инструкции, перечислив обязанности работника в приказе, без утверждения новой редакции документа.
Поэтому возлагая на работника дополнительные обязанности, необходимо предусмотреть их в трудовом договоре и (или) должностной инструкции.
Для определения квалификации работника и его должностных обязанностей наравне с ЕКС и ЕКТС можно пользоваться профессиональными стандартами (ст. 195.1 ТК РФ, п. 25 Правил разработки и утверждения профессиональных стандартов[3]).
Необходимость нововведения в должностной инструкции может быть обусловлена изменением обязательных условий трудового договора. В этом случае должны соблюдаться требования о заблаговременном письменном уведомлении сотрудника. И только после того как работник согласится на продолжение трудовых отношений, вносятся изменения в должностную инструкцию, что подтверждается в письме Роструда от 31.10.2007 № 4412-6.
Если работник не согласен на нововведения, при наличии организационных или технологических изменений условий труда работодатель вправе применить ст. 74 ТК РФ. В этом случае при отказе работника выполнять новые обязанности работодатель вправе его уволить по п. 7 ч .1 ст. 77 ТК РФ.
Если изменения в должностной инструкции не соотносятся с трудовой функцией работника, то применение ст. 74 ТК РФ не представляется возможным, так как при внесении изменений в условия трудового договора, обусловленных организационными и технологическими причинами, трудовая функция работника должна оставаться прежней. Такой вывод следует из ч. 1 ст. 74 ТК РФ. При изменении трудовой функции работника требуется его письменное согласие на данную процедуру, ведь, по сути, она равносильна переводу сотрудника на другую работу (ст. 72.1 ТК РФ).
Споры о том, является ли изменение должностной инструкции изменением трудовой функции, решает суд (Определение Конституционного Суда РФ от 25.09.2014 № 1853-О).
Совмещение, увеличение объема работ, исполнение обязанностей отсутствующего работника
Способ оформления дополнительной работы зависит от ее содержания (см. табл.). Если трудовая функция не меняется, то есть дополнительная работа будет производиться в той же должности или профессии, целесообразно оформить ее выполнение в соответствии со ст. 60.2 ТК РФ следующим образом:
- расширение зон обслуживания;
- увеличение объема работ;
- исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором.
Если подразумевается выполнение дополнительной работы в другой должности (профессии), для ее оформления используется один из вариантов:
- совмещение профессий (должностей);
- исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором.
Таблица. Виды дополнительной работы и способы ее оформления
Наименование
Должность (профессия)
Оплата
Оформление
Примеры
Дополнительная оплата в твердой сумме или в процентах к окладу работника
Дополнительное соглашение к трудовому договору, приказ
Менеджеру по закупкам поручили работу специалиста по логистике
Расширение зоны обслуживания; увеличение объема работ
Уборщица выполняла работу в 5 помещениях, компания арендовала ещё одно – расширилась зона обслуживания сотрудника.
Кадровику в рамках работы по должности поручили ведение воинского учета – увеличился объем работы.
Исполнения обязанностей временно отсутствующего работника
Возможно и в той же должности, и в новой
Специалистам отдела кадров поручили работу заболевшего коллеги;
бухгалтеру поручили работу кадровика на период отпуска последнего.
Процедура оформления всех видов дополнительной работы (совмещение, увеличение объема работы, расширение зон обслуживания, исполнение обязанностей временно отсутствующего работника) практически одинакова.
[1] Например, Решение Новгородского районного суда от 28.06.2018 по делу № 2-2562/2018.
[2] Например, Апелляционное определение Хабаровского краевого суда от 10.07.2017 по делу № 33-5356/2017.
[3] Утверждены Постановлением Правительства РФ от 22.01.2013 № 23.
Ю. Ю. Жижерина,
директор по персоналу
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Кадровые решения» № 10, 2018.
Что говорит трудовое законодательство?
Начнем с того, что работодатель обязан предоставлять своим работникам именно ту работу, которая обусловлена трудовым договором, заключаемым между работником и работодателем. Предоставить работнику работу, обусловленную трудовым договором – это прямая обязанность работодателя, об этом прямо указано в ст. 22 ТК РФ.
Работодатель не может вас принуждать к выполнению той работы, которая предусматривает реализацию трудовой функции другого работника и не может быть обусловлена положениями вашего трудового договора. Согласно ст. 60 ТК РФ, запрещается требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, но из этого общеобязательного правила для работодателей есть исключение!
- 1. Работник может быть переведен без его согласия на срок до 1 месяца на не обусловленную трудовым договором работу у того же работодателя в случае катастрофы природного или техногенного характера, производственной аварии, несчастного случая на производстве, пожара, наводнения, голода, землетрясения, эпидемии или эпизоотии и в любых исключительных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части.
- 2. В случаях простоя (временной приостановки работы по причинам экономического, технологического, технического или организационного характера), необходимости предотвращения уничтожения или порчи имущества либо замещения временно отсутствующего работника, если простой или необходимость предотвращения уничтожения или порчи имущества либо замещения временно отсутствующего работника вызваны чрезвычайными обстоятельствами (об этих обстоятельствах указано в пункте 1). При этом такой перевод допускается на срок до одного 1 месяца.
Отметим, что в таком случае перевод работника на работу, требующую более низкой квалификации, допускается только с его письменного согласия.
Возложение обязанности на работника по выполнению дополнительной работы
Возложение обязанности на работника по выполнению в течение установленной продолжительности рабочего дня наряду с работой, обусловленной трудовым договором, дополнительной работы по другой профессии или такой же профессии допускается исключительно с письменного согласия работника и за дополнительную плату.
Если вы достигли соглашения с работодателем относительно выполнения дополнительной работы наряду с работой, обусловленной трудовым договором, то доплата должна быть произведена работодателем, поскольку это его прямая обязанность. Согласно ст. 22 ТК РФ работодатель обязан выплачивать в полном размере причитающуюся работникам заработную плату.
Размер доплаты
В таком случае размер доплаты устанавливается по соглашению работника и работодателя с учетом содержания и объема дополнительной работы, возлагаемой на работника.
Подводим итоги
Таким образом, возложение работодателем на работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, в том числе выполнение трудовых обязанностей временно отсутствующего работника допускается исключительно с письменного согласия работника и оплачивается в обязательном порядке. Если работник не согласен с выполнением работы, которая не предусмотрена его трудовым договором, а равно выполнение трудовых функций другого работника, то работодатель не вправе принуждать работника к выполнению такой работы.
- В рассматриваемой нами ситуации в целях защиты трудовых прав работника, последний может отказаться от выполнения работы, не обусловленной трудовом договором, предварительно известив об этом своего работодателя в письменной форме.
- Помимо этого работник может обратиться в государственную инспекцию труда. В государственную инспекцию труда можно обратиться и онлайн через портал «Онлайнинспекция. РФ».
- Также за работником закреплено право обращения в суд в целях восстановления своих нарушенных прав.
История 1: Незаконное возложение обязанностей без согласия работника
Я, как юрист, столкнулся с делом, где работник стал жертвой незаконного возложения обязанностей без его согласия. В данной истории, клиентом моей клиентки была крупная компания, которая решила перераспределить обязанности между своими сотрудниками без их согласия и без предварительного уведомления.
Моя клиентка, назовем ее Анной, работала в этой компании уже несколько лет и выполняла определенные функции в соответствии с ее трудовым договором. Однако, внезапно, управление компании приняло решение перераспределить некоторые обязанности между сотрудниками без их согласия или предварительного уведомления.
Анна была шокирована этим решением, поскольку новые обязанности были связаны с совершенно другой сферой ее компетенции. Кроме того, эти новые обязанности требовали значительного количества времени и ресурсов, что негативно сказывалось на ее основной работе.
Анна обратилась ко мне за помощью, и мы решили подать иск в суд на компанию, обвиняя их в нарушении трудового законодательства. В нашем иске мы ссылались на статью 72 Трудового кодекса, которая устанавливает, что изменение условий трудового договора может осуществляться только по соглашению сторон.
В ходе судебного процесса мы представили доказательства в виде письменных документов, в которых компания признавала факт перераспределения обязанностей без согласия сотрудников. Мы также предоставили свидетельские показания коллег Анны, подтверждающие нарушение компанией трудового законодательства.
Судья принял нашу позицию и признал действия компании незаконными. В его решении было указано, что компания должна вернуть Анне прежние обязанности и компенсировать ей ущерб, нанесенный перераспределением обязанностей. Кроме того, компания была обязана уведомить сотрудников о любых изменениях в их трудовых обязанностях и получить их согласие на такие изменения.
Конечно, данная история является вымышленной, однако она служит примером того, как в случае возложения обязанностей без согласия работника можно обратиться в суд и защитить свои права.
История 2: Возложение обязанностей без согласия работника и его последствия
В рамках моей профессиональной деятельности, я столкнулся с делом, которое касается незаконного возложения обязанностей без согласия работника и его последствий. В данной истории, клиентом моего клиента был работник, который столкнулся с такой ситуацией.
Наша история начинается с Тима, который работал в стабильной компании уже несколько лет. Он выполнял свои обязанности с полной отдачей и преданностью. Однако, управление компании решило перераспределить некоторые обязанности без согласия сотрудников.
Тим был назначен на выполнение новых обязанностей, которые не были оговорены в его трудовом договоре и требовали от него дополнительных навыков и знаний. Он не был готов к такому изменению и не имел возможности освоить новые обязанности в короткие сроки. Кроме того, эти новые обязанности требовали от него значительного количества времени и ресурсов, что негативно сказывалось на его основной работе.
Тим решил обратиться ко мне за помощью и мы подали иск в суд на компанию, обвиняя их в нарушении трудового законодательства. Мы ссылались на статью 72 Трудового кодекса, которая устанавливает, что изменение условий трудового договора может осуществляться только по соглашению сторон.
В ходе судебного процесса мы представили доказательства в виде письменных документов, в которых компания признавала факт перераспределения обязанностей без согласия сотрудников. Мы также предоставили свидетельские показания коллег Тима, подтверждающие нарушение компанией трудового законодательства.
Судья рассмотрел наше дело и признал действия компании незаконными. В его решении было указано, что компания должна вернуть Тиму прежние обязанности и компенсировать ему ущерб, нанесенный перераспределением обязанностей. Кроме того, компания была обязана уведомить сотрудников о любых изменениях в их трудовых обязанностях и получить их согласие на такие изменения.
Хотя данная история является вымышленной, она демонстрирует, что работник имеет право защищать свои интересы и обратиться в суд в случае незаконного возложения обязанностей без его согласия.